Eventorganisatie

Congressen, Events, Seminars...................

Uw klant en Uw boodschap staan voor ons persoonlijk centraal!

Het MediaCluster van Thieme GrafiMedia Groep organiseert jaarlijks voor verschillende branches en voor diverse informatiemerken congressen, seminars en workshops. Ook u als opdrachtgever kunt gebruik maken van onze expertise. U kunt meeliften op bestaande formats, maar ook een maatwerkevent is voor ons een uitdaging. Tot het MediaCluster van Thieme GrafiMedia behoren Media Business Press, Media Sales Support, Kenniscentrum Boekenvak, Noordervliet Media en Wyt Gevaarsetiketten.

Programma-opzet

• Voorbereiden en deelnemen aan bespreking bij CTGG en aandragen van ideeën en suggesties voor de opzet en invulling van het (sprekers)programma.
• Nader uitwerken van de gekozen opzet en invulling.
• Opsporen, benaderen, informeren en vastleggen van gastsprekers.
• Voorbereiden en voorzitten gezamenlijke briefingbespreking gastsprekers.
• Verzorgen verslaglegging briefingbespreking en verspreiding per e-mail onder alle betrokkenen.
• Verzamelen en inhoudelijk controleren powerpoint presentaties gastsprekers.

• Zoeken en telefonisch afstemmen beschikbaarheid en mogelijkheden met potentiële locatie.
• Afstemmen locatiekeuze met betrokkenen bij uw organisatie.
• Bezoeken gekozen locatie en maken van afspraken over de aankleding, technische voorzieningen en catering.
• Eventueel huren materialen derden (standbouw, licht & geluid).
• Controleren offerte locatie en overige leveranciers en bevestigen gemaakte afspraken.
• Tussentijds contact houden met locatie en overige leveranciers i.v.m. finale afstemming over exacte programma-invulling, benodigdheden en definitieve aantallen.

• Promotieplan: tekst en beeld (campagne)voorstel voor de wervingsadvertentie, direct mailing (oud-)deelnemers, digitale nieuwsbrieven, uitnodigingen, brochures..e.d.
• Het begeleiden en uitvoeren van het promotieplan: plaatsingschema advertenties, productieproces begeleiden.
• Kosten voor drukwerk, opmaak, distributie worden vooraf afgestemd, alvorens de opdracht wordt gegeven en rechtstreeks doorbelast.

• Opzetten en uitwerken draaiboek.
• Coördinatie opbouw (infomarkt, geluid, presentatieapparatuur, catering).
• Op locatie fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers locatie, externe leveranciers en medewerkers van uw organisatie.
• Ontvangen gastsprekers en verstrekken laatste instructies.
• Algehele coördinatie bijeenkomst.

• Opstellen evaluatieformulier event en gastsprekers.
• Verwerken en analyseren door bezoekers ingevulde evaluatieformulieren.
• Opstellen evaluatieverslag en versturen naar gastsprekers, sponsors en medewerkers van uw organisatie.

• In overleg met de organisatie samenstellen van de sponsorpakketten, vaststellen van de bijbehorende bedragen en opstellen van lijst met potentiële sponsors.
• Telefonisch benaderen potentiële sponsors.
• Schriftelijk bevestigen definitieve sponsors.
• Factureren en incasseren van sponsorgelden.
• Informeren sponsors over locatie, op- en afbouw en technische details standruimte.
• Opvragen en bestellen benodigde standbouw sponsors.
  
• Opvragen en verzamelen profileringsitems sponsors.
• Fungeren als aanspreekpunt voor sponsors.

• Opstellen en tussentijds bijwerken begroting.
• Controleren ontvangen facturen locatie en overige leveranciers.
• Verzorgen financiële verslaglegging en afhandeling met de organisatie.